Como o Colégio Motiva foi da agenda de papel a 300 mil mensagens enviadas via aplicativo

Uso do app Escola em Movimento no Colégio Motiva

Para qualquer instituição, seja pequena ou grande, realizar uma mudança na forma de se comunicar com os pais e familiares gera impactos. Este impacto varia conforme a cultura da cidade onde a escola está situada, e a forma como a instituição se comunica com os pais e alunos.

No caso do Colégio Motiva, referência no estado do Paraíba e em todo o Nordeste, o desafio foi bem maior, já que a escola conta com aproximadamente 6 mil alunos distribuídos em cinco unidades nas cidades de João Pessoa e Campina Grande.

A complexidade da implantação se dava exatamente pelo fato da grandiosidade da escola e por ela atender desde a Educação Infantil até o Ensino Médio, o que compreende públicos diferentes e com necessidades bem distintas.

A experiência do Colégio Motiva com a agenda digital começou com um projeto piloto no primeiro semestre de 2017 abrangendo somente os segmentos da Educação Infantil e do Ensino Fundamental I.

O sucesso do aplicativo foi tanto que a escola recebeu demanda de pais e famílias do Fundamental II e Ensino Médio e já no segundo semestre do mesmo ano começou a atender todos os segmentos com a ferramenta. Veja a evolução do uso da ferramenta ao longo do tempo:

Uso do app Escola em Movimento no Colégio Motiva“Adeus papel”

Com o sucesso da adesão a escola não teve mais dúvidas. Era preciso tornar a agenda digital a principal ferramenta de contato com as famílias. De acordo com a vice-diretora da unidade Motiva Ambiental, que fica em João Pessoa, Ana Patrícia Matos, a escolha trouxe ganhos imensuráveis para a escola.

“Os benefícios foram tanto para os pais como para os alunos. Os colaboradores agora contam com uma ferramenta capaz de dar mais agilidade aos processos. Com todas as vantagens, é impossível a tecnologia não fazer sucesso entre todos os públicos. O Colégio Motiva é um grande organismo, com milhares de pessoas envolvidas, e isso consequentemente gera um volume imenso de informações que precisam ser trocadas. Logo, usar a agenda digital trouxe um ganho imensurável”, afirma.

Uso do app Escola em Movimento no Colégio Motiva
Outra grande vantagem apontada pela escola é a segurança da informação. Em alguns tipos de comunicado a escola necessita receber uma confirmação dos pais e com o uso da agenda online a confirmação foi facilitada, já que as famílias necessitam apenas de um clique para fazer isso.

No início, receio; Depois, toda a comunicação pelo aplicativo

No início, de acordo com a vice-diretora Ana Patrícia Matos, a Escola ficou insegura com o desafio, a implantação da nova sistemática poderia encontrar barreiras entre os colaboradores da empresa e falta de engajamento das famílias e alunos.

No entanto, a adesão foi tamanha que a Escola hoje utiliza o aplicativo para divulgar 100% dos seus comunicados, circulares, avisos, ocorrências, entre outras funcionalidades, assim como para potencializar a visibilidade com o compartilhamento de notícias e fotos promovendo a imagem da instituição.

Sistema personalizado e integrável é fundamental

Dois outros fatores importantes para o sucesso do aplicativo no Colégio Motiva foram a possibilidade de personalização e integração que a ferramenta permite. O Colégio consegue reforçar ainda mais sua marca ao ter um aplicativo completamente personalizado, com nome, cores e logomarca da instituição.

Uso do app Escola em Movimento no Colégio MotivaAlém disso, a Escola conseguiu integrar o aplicativo ao seu sistema de gestão, acontecendo automaticamente a carga de dados, ação que gera mais agilidade, eficiência e conforto para os colaboradores no gerenciamento da ferramenta.

Mais de sete mil atendimentos a pais

Uma das principais funcionalidades do aplicativo da Escola em Movimento é o canal de atendimento. Isso porque fica fácil fazer com que a escola passe a ouvir mais os pais. O pai abre os chamados, acompanha os status das solicitações e direciona para os responsáveis.

Através desta funcionalidade o Colégio Motiva recebeu mais de sete mil solicitações dos pais ao longo do período. As famílias encontraram na ferramenta uma forma mais rápida e simplificada de enviar suas sugestões, críticas e elogios, ajudando a escola a aprimorar ainda mais seus processos.

A funcionalidade também auxilia na agilidade dos atendimentos o que aumentou a satisfação das famílias.

Professoras do Colégio Motiva
Professoras do Colégio Motiva. Foto: Reprodução.

Em que o aprendizado do Colégio Motiva pode servir para a sua escola que pretende usar um app?

Primeiro, sua escola não precisa ter receio de não dar certo, dos responsáveis não aderirem e da adaptação ser difícil. As pessoas têm fácil aceitação das novidades quando percebem que vão trocar a agenda de papel por algo que vai lhes dar mais resultados, mais conforto e mais satisfação.

Também é imprescindível compartilhar conteúdo relevante com os pais. Assim o engajamento se torna natural, e os ganhos que a instituição tem são muitos. Maior retenção de alunos, mais satisfação dos pais, e uma cultura institucional fortalecida.

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Mais que isso, não basta achar que a tecnologia por si só basta. A tecnologia tem que ser boa, claro. Que de preferência seja a melhor de todas. Mas são as pessoas quem fazem a tecnologia ser útil e agregar mais valor à rotina escolar, por isso seu uso precisa ser inteligente.

Para a implantação de ser sucesso, por parte da escola existiu um planejamento coerente com os objetivos traçados. A comunicação com os pais sobre a novidade foi feita da melhor forma possível e a escola fez a integração das tecnologias usadas.

Essa foi a receita de sucesso para a escola enviar mais de 310 mil mensagens pelo app da Escola em Movimento em menos de dois anos.

Qual a receita para a sua escola?


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Author: Escola em Movimento