O que é uma agenda digital?

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O que é uma agenda digital?

A agenda digital permite que a sua escola tenha total controle da comunicação com pais, alunos e colaboradores

Já não é mais segredo para ninguém que escolas vêm abandonando as agendas de papel para usarem uma agenda digital.

Mas o que de fato tem levado a essa mudança?

Primeiro, que usando uma agenda digital a escola tem total controle da comunicação como um todo. Com a tecnologia, essa comunicação rompe os limites da página de uma agenda física.

Dessa forma, o relacionamento escola, pais, alunos e colaboradores, passa literalmente por uma revolução.

Afinal, o contato agora é rápido, fácil e está na palma da mão. A aproximação de todos certamente contribui para melhores resultados dos alunos.

Comunicação rápida e eficiente

A escola pode se comunicar com pais, alunos, turmas, unidades, turnos e até mesmo apenas entre colaboradores usando uma agenda digital. É possível enviar mensagens de forma segmentada, seja para os pais ou alunos de determinada turma, série, unidade, turno…

No comunicado, é possível incluir fotos e anexos, além de também ser possível programar o horário de envio da mensagem.

Veja o vídeo abaixo que explica de forma resumida as possibilidades de comunicação que sua escola pode ter:

Calendário e Agenda

Sem mais se preocupar em enviar comunicados impressos a cada novo evento, a escola pode com a agenda digital criar calendários diferentes. Assim pode compartilhar a agenda com os usuários que desejar. Imagina como é bem mais prático configurar o calendário anual de provas, de eventos, de reuniões, tudo de uma só vez, sem ter que ficar escrevendo os recados agenda por agenda?

Todos os calendários podem ser compartilhados de forma segmentada. Ou seja, podem existir calendários distintos para cada turma, turno ou unidade e pode ser usado também para comunicação interna.

Outra funcionalidade interessante é a possibilidade de criar lembretes para os eventos e definir os horários ou prazos em que os usuários da agenda digital serão notificados.

Organização do atendimento aos pais ou alunos

Com uma agenda de papel, o fluxo de comunicação dos pais com a escola era mais limitado. Os pais podiam mandar os recados escritos na agenda, bilhetes, ou ligarem para a escola. Com a agenda digital, a escola tem mais controle sobre a comunicação, ao mesmo tempo que abre mais espaço para que os responsáveis entrem em contato.

É possível criar canais de atendimento próprios da instituição, definindo quem pode abrir um chamado, quem vai responder e quais colaboradores vão acompanhar esses canais. Assim a escola garante que as mensagens enviadas já serão direcionadas para as pessoas certas. Isso garante um atendimento mais rápido.

Confira mais detalhes no vídeo abaixo:

Compartilhando conteúdos relevantes com os usuários da Agenda Digital

Usando agenda de papel, os gastos da escola com papel eram muito significativos. Compartilhar documentos, recados ou qualquer tipo de arquivo com os pais não era algo tão simples. Afinal, como saber se o aluno entregou? Como ter certeza que o responsável abriu a agenda?

Com a agenda digital, além da possibilidade de enviar comunicados com solicitação de resposta, ficou muito fácil para a escola compartilhar os arquivos com os pais.

Isso porque pode organizar todos os conteúdos em pastas, podendo criar álbuns de fotos, playlists de vídeos, manuais, cardápios e qualquer outro tipo de arquivo. É possível também criar informativos virtuais, para enriquecer a comunicação com o público.

Todos os conteúdos podem estar segmentados para os diferentes públicos, ou seja, a escola compartilha com quem quiser. Entenda melhor no vídeo abaixo:

Melhore o trânsito no entorno na hora da saída dos alunos

Além de substituir a agenda de papel, a tecnologia traz outras vantagens de alto valor para as escolas. Uma das 41 razões pelas quais as escolas estão abandonando as agendas de papel para usar um aplicativo é o Estou Chegando.

Com ele, a escola pode monitorar a distância dos pais da escola no momento em que estão buscando os filhos. Assim, quando os responsáveis estão próximos da escola os alunos são liberados e quem está no carro fica muito menos tempo na porta da instituição. O que, naturalmente, contribui muito para melhoria do trânsito na escola.

Entenda melhor vendo o vídeo abaixo:

Aumente a satisfação com a escola realizando pesquisas e enquetes

Outra possibilidade bem interessante e útil para as escolas é a de enviar enquetes e pesquisas. O envio dos questionários é muito simples e fácil. O índice de respostas também pode ser bastante satisfatório, já que para os usuários da agenda digital responderem também é algo muito prático.

Além disso, o envio de enquetes e pesquisas pode ser feito de forma segmentada. Além disso, é possível:

Definir a validade do questionário, dando um prazo para a resposta dos usuários.

Escolher a quantidade de perguntas do questionário e quais e quantas serão as alternativas.

Selecionar os tipos de resposta: “Múltipla opção, seleção única”, “Múltipla opção, seleção múltipla”, “Texto longo” para cada tipo de pergunta.

Possibilidade de anexar imagens, links e arquivos na enquete ou pesquisa que vai ser enviada, além de poder agendar o envio do questionário.

Carteirinha de Identificação na Agenda

A escola pode disponibilizar para todos os usuários uma carteirinha de identificação. A carteirinha pode ser usada tanto pelos pais como pelos alunos. A escola pode definir os seguintes itens:

  • QR code ou Código de Barra (Bar Code) para identificação
  • Leitura na posição horizontal ou vertical
  • Logomarca, Cores e imagem de fundo
  • Logomarca personalizável
Onde as carteirinhas podem ser usadas?
  • Na biblioteca
  • Em catracas
  • Nas portarias das escola
  • Ou em qualquer outro lugar da escola que seja necessária identificação
  • Disponível a partir da versão 8 dos Apps em Android e iPhone.

Diário de turma: Otimizando o envio da rotina das crianças

Quando dissemos que a missão do nosso produto é substituir as agendas de papel não é à toa. O módulo Diário de Turma permite que os colaboradores preencham diversas informações sobre a rotina dos estudantes com muita agilidade.

Há dezenas de modelos existentes para uso personalizado para cada contexto. Com a funcionalidade, os colaboradores ganham muito tempo, afinal não precisam ficar tanto tempo preenchendo as agendas. Entenda melhor como funciona aqui.

Abaixo, um exemplo de modelo de diário de turma para alimentação.

Meça o engajamento com a sua escola

Sabemos o quanto é importante medir o engajamento dos pais e alunos para saber se a escola está no caminho certo. Quando o assunto é comunicação com os pais, usando o papel, como sua escola fazia para saber que tipo de conteúdo os responsáveis mais gostavam de receber?

Provavelmente, nem existia tempo para pensar nisso, não é? Com a agenda digital, agora é possível habilitar o botão curtir nos comunicados enviados. Assim você pode comparar que tipos de mensagens são mais curtidas, e assim ter uma comunicação que encante mais os pais.

Além do botão curtir, é possível habilitar o botão “Dúvidas?” para facilitar a troca de informações. Entenda melhor aqui. 

Curtir - Escola em Movimento

As principais diferenças entre as agendas de papel e a digital

1. Acesso à informação
  • Agenda Digital: Através do aplicativo, diversas informações sobre a rotina da criança são compartilhadas com pais e responsáveis a qualquer momento e em qualquer lugar.
  • Agenda de papel: Os pais recebem informações dos filhos somente quando estão com a agenda nas mãos.
2. Disponibilidade
  • Agenda Digital: Todas as mensagens geram notificações no celular e/ou e-mail.
  • Agenda de papel: O aluno pode esquecer de mostrar aos pais a mensagem que a escola deixou anexada na agenda ou, com a correria do dia a dia, os pais podem esquecer de ver a agenda.
3 – Mobilidade
  • Agenda Digital: As informações da escola são encontradas no aplicativo instalado no celular dos usuários.
  • Agenda de papel: Fácil de perder e/ou esquecer.
4 – Confirmação de leitura
  • Agenda Digital: Para garantir a visualização das mensagens, todas as mensagens têm confirmação de entrega e podem ter uma confirmação formal de leitura como Sim ou Não e Estou Ciente.
  • Agenda de papel: Os destinatários podem alegar que não leram a mensagem.
5 – Otimização do tempo
  • Agenda Digital: Em poucos minutos é possível enviar comunicados, lembretes e convites à quem quiser e a qualquer momento dispondo mais tempo para professores e coordenadores se dedicarem aos alunos e suas tarefas diárias.
  • Agenda de papel: Os professores e colaboradores precisam preencher agenda por agenda, colar convites e lembretes ou distribuir para cada turma e/ou aluno comunicados e circulares impressos o que demanda tempo e custo.
6 – Revisão e Aprovação de Conteúdo
  • Agenda Digital: Todo o conteúdo a ser publicado pode passar por aprovação antes de ser enviado. O que permite a geração de conteúdo por qualquer colaborador, porém mantendo a qualidade a partir da revisão segmentada pelos coordenadores. Além disso, qualquer alteração pela escola pode ser feita e comunicada instantaneamente aos usuários agilizando o processo de comunicação e claro, economizando papel, tinta e o tempo dos colaboradores.
  • Agenda de papel: Se uma mensagem ou informação foi divulgada com algum erro é preciso reimprimir a mensagem e distribui-la novamente diminuindo a credibilidade e assertividade.
7 – Atendimento Interativo
  • Agenda Digital: Através do aplicativo ou da web, pais e responsáveis podem interagir diretamente com coordenadores e professores encaminhando recados diários.
  • Agenda de papel: Pais e responsáveis que precisam de informações pontuais sobre seus filhos ou deixar recados com professores precisam ligar para as escolas. O que para a escola pode gerar ruídos de informações.

Quer conhecer como funciona a agenda digital na prática? Agende uma demonstração e tire todas as suas dúvidas sobre o produto!